Certificação Digital
10 motivos para utilizar um certificado digital na sua empresa
Em tempos de informatização e digitalização de serviços e processos administrativos e tributários, o certificado digital é fundamental. Neste artigo, vamos explicar como o certificado digital pode ajudar sua empresa a diminuir processos, aumentando a segurança e agilidade.
- Rapidamente, o que é um certificado digital?
Ele é uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptografadas para confirmar sua identidade ou de sua empresa na web. Ele possui duas possibilidades de formato: um arquivo instalado em seu computador (A1) ou A3 armazenado em um cartão de segurança, como um token, que permite portabilidade.
Existem diversos tipos de certificados digitais, mas sua empresa irá se beneficiar do CT-e, e-CNPJ e NF-e. Eles ajudarão em vários processos de gestão, como:
Emissão de notas fiscais eletrônicas
Aqui existem duas opções – o certificado NF-e e o e-CNPJ. Apesar das empresas do Simples Nacional não serem obrigadas por lei a emitir as notas fiscais eletrônicas, é muito mais fácil e organizado se livrar dos blocos de papel. Além disso, a prefeitura de Florianópolis, por exemplo, já exige o certificado digital para NFPS, tendência que será acompanhada por todas as outras prefeituras do país nessa nova onda de digitalização de todos os processos administrativos e fiscais.
Transações bancárias com maior segurança
Utilizar sistemas de internet banking para realizar as operações financeiras da empresa pode não ser 100% seguro, e o certificado digital é uma ótima alternativa para ter maior proteção.
Reconhecimento de firma
Existem diversos documentos que só têm utilidade se tiverem a firma reconhecida em cartório. O certificado digital ajuda a dar agilidade em muitos desses casos, garantindo a autenticidade das informações trocadas.
Acesso ao e-CAC
Diversos serviços do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal só estão disponíveis para os usuários com um certificado digital, como a área “Pendências”, muito utilizada por quem cai na famosa “malha fina”.
O e-CAC é o serviço que desburocratiza a relação entre os contribuintes e a Receita Federal. Com ele você pode consultar a sua situação fiscal, status de cobranças, despachos, intimações e muito mais.
Envio de informações ao GFIP e eSocial
Empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de cinco empregados precisam utilizar um certificado digital na hora de prestar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal, por meio da GFIP e do eSocial.
Envio da DIPJ
Se a sua empresa opera no Simples Nacional, você precisa ter um certificado digital para enviar a declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), referente ao Imposto de Renda da Pessoa Jurídica ao Receitanet. O Receitanet é o serviço que valida às declarações de pessoas físicas e jurídicas junto à Receita Federal.
Assinatura de contratos
Assinar um contrato pode ser feito de forma remota: cada parte envolvida pode assinar com um programa chamado “assinador digital”, que usa o certificado para ser validado. Com o certificado digital, ambas as partes podem celebrar contratos de forma eletrônica, sem a necessidade da presença física das partes.
Emitir CT-e
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento transmitido e armazenado eletronicamente que comprova a prestação de serviços de transporte. Para validá-lo, é necessário um certificado digital.
Acessar o ComprasNET
Ele é o portal de compras do Governo Federal, utilizado por empresas participantes de licitações e contratações da Administração Pública Federal direta. Para ingressar no sistema, é necessário um certificado digital do tipo e-CNPJ.
Melhorar a experiência de compra B2B
Nas relações B2B, a experiência do cliente nem sempre é levada a sério. Se um comprador não tiver uma boa experiência de negócio, ele pode não indicar sua empresa para outras ou e deixar de manter relações comerciais.
O certificado digital pode encurtar as distâncias entre compradores e vendedores,evitando a tramitação de documentos físicos e pilhas gigantescas de papel, fazendo as grandes compras muito mais fáceis e seguras.
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